Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah merupakan prosedur standar yang harus menjadi acuan dari suatu proses kerja. SOP yang sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang di dalam suatu organisasi sudah menjadi produk hukum yang harus dipatuhi.

Penyusunan SOP melibatkan banyak pihak, melibatkan user atau para pelaku di suatu bisnis proses. Misalkan Marketing departemen membuat SOP proses pembuatan surat penawaran, maka siapapun yang terlibat di dalam proses tersebut sebaiknya dilibatkan.

Langkah-langkah penyusunan SOP tanpa software aplikasi ini sebaiknya diikuti sesuai dengan urutan pembuatannya.

1. Bentuk Team
Langkah pertama adalah membentuk team pembuatan SOP, yang melibatkan ahlinya, bisa dari HR Departemen dan para user atau mungkin juga bisa melibatkan konsultan HR.

2. Pelajari Proses Bisnis
Kedua, anda harus mempelajari proses bisnisnya, amati dari proses itu dimulai sampai proses itu selesai dilakukan. Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam awal proses tersebut, siapa yang melakukan dan apa yang dilakukan serta produk atau jasa apa yang dihasilkan. Analisa secara mendalam, siapa saja orang-orang atau pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis tersebut.

3. Catat dan Kumpulkan Data serta Dokumen
Setelah anda mempelajari dengan teliti proses bisnisnya, selanjutnya anda wajib mencatat dan mengumpulkan Data-data seperti dokumen apa saja yang dibutuhkan dari setiap bagian proses, siapa yang melakukan, siapa yang bertanggung jawab dalam bagian proses tersebut, apa yang dilakukan, dengan siapa dia melakukannya, durasi melakukan setiap bagian proses tersebut, serta kumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam setiap bagian proses, catat nama dokumen dan nomor dokumennya.

4. Buat Flow Chart dan Narasi Sesuai Alur Proses
Setelah anda selesai mencatat dan mengumpulkan data serta dokumen selanjutnya anda harus menggambarkannya dalam bagan alur proses berupa flow chart dan alur proses berupa narasi. Pembuatan bagan flow chart dan narasi harus sesuai dengan urutan langkah setiap bagian proses tersebut. Dalam pembuatan bagan flow chart tersebut juga harus dituliskan siapa PIC dari setiap aktifitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan dari setiap aktifitas dan durasi masing-masing aktifitas. Buat flow chart dan narasinya hingga SOP dianggap selesai.

5. Review Hasil Pembuatan Flow Chart dan Narasi
Hasil penggambaran flowchart dan narasi direview ulang, dicermati kembali dengan teliti jangan sampai ada bagian-bagian yang terlewatkan. Review harus dilakukan secara sendiri-sendiri oleh setiap orang yang terlibat, lalu catat hal-hal yang dianggap belum sesuai. Selanjutnya hasil review masing-masing orang dikumpulkan, lalu dibahas bersama-sama dalam format focus group discussion (FGD). Diharapkan setelah selesai FGD telah didapatkan SOP baik berbentuk flow chart maupun narasi yang sudah tepat. Sebagai tambahan, kadang bentuk SOP juga ada yang berupa foto-foto (gambar) dari setiap urutan proses.

6. Simulasikan SOP
Langkah ini sangat penting dilakukan, dimana simulasi ini adalah langkah terakhir yang harus dilakukan sebelum SOP diotorisasi oleh pihak yang berwenang (pimpinan perusahaan) untuk dijadikan dokumen legal yang harus dipatuhi. Simulasi dilakukan secara riil sesuai dengan kondisi sebenarnya atau aktual. Jika ditemukan ketidak sesuaian maka SOP harus direview kembali. Jika sudah sesuai maka dapat dilanjutkan ketahap berikutnya yaitu approval.

7. Approval SOP
Approval atau pemberian persetujuan atau otorisasi dari pihak yang berwenang dalam hal ini pimpinan tertinggi di dalam organisasi, perusahaan, lembaga, bagian, unit yang berkepentingan terkait SOP tersebut. Di bagian bawah atau di bagian atas SOP tersebut harus ditandatangani oleh orang-orang yang berwenang. Biasanya ada tiga pihak yang memberikan tandatangan, yaitu yang membuat, yang mengkoreksi dan pimpinan tertinggi.

8. Publish dan Implementasi
Langkah selanjutnya adalah melakukan publish atau sosialisasi sebelum diimplementasikan dalam proses bisnis yang sesungguhnya.

9. Kepatuhan Terhadap SOP
Setelah SOP sudah diotorisasi dan diimplementasikan, maka semua pihak yang terlibat dalam proses bisnisnya harus patuh dan taat terhadap urut-urutan langkah dan persyaratan yang tertuang dalam SOP tersebut. Tidak melakukan proses bisnis sesuai dengan SOP dianggap sebagai sebuah pelanggaran dan dapat dikenakan sanksi.

Demikian sekilas tentang tahapan cara cepat pembuatan SOP atau langkah efektif penyusunan SOP, semoga dapat menjadi pencerah bagi anda semua.

Oleh: Bahari Antono – Founder & Owner HRD Forum