Membangun invetori stok gudang dengan benar dan baik ini sering luput dari perhatian para pelaku bisnis baru. Masalahnya sederhana, membangun system manajemen gudang yang baik sering menjadi “momok” bagi pelaku bisnis pemula, selain masalah keuangan. Manajemen gudang sangat penting untuk kesinambungan usaha, sebab gudang berkaitan langsung dengan penjualan. Ketika persediaan gudang tidak sesuai dengan penjualan, maka akan berdampak pada kerugian, entah karena penjualan gagal ataupun persediaan yang tersedia di gudang terlalu banyak.

Selain itu, kalau berbicara masalah kepuasan konsumen, maka akan berbicara juga tentang masalah sistem manajemen gudang yang baik. Bagaimana jika tim penjualan sudah berhasil menjual produk tersebut dan ternyata mereka menemukan bahwa stok barang yang ada di gudang “kosong”? apa yang harus mereka katakan kepada konsumen yang sudah terlanjur membeli dan menginginkan barang saat itu juga?

Sistem manajemen gudang yang baik tidak hanya “membahas” jumlah persediaan (stok barang) atau budgeting barang. Akan tetapi juga harus memastikan produk yang tersimpan di gudang akan sampai ke tangan konsumen dalam keadaan prima. Berikut adalah cara-cara yang efektif dalam membangun system manajemen gudang yang baik :

1. Persiapkan Data Seakurat Mungkin
Menurut Anda, data apakah yang menjadi dasar keputusan untuk menentukan persediaan? Lalu pasti ada data pemasaran kan? Nantinya persediaan dalam gudang tujuannya akan anda pasarkan dan akhirnya bisa terjual. Jadi Anda harus tahu dulu data penjualan periode lalu, bagaimana target pemasaran serta forecase (ramalan) penjualan periode sekarang. Beberapa perusahaan menggunakan system pre-order, dan data pesanan yang masuk adalah landasan dalam menentukan angka persediaan. Untuk menentukan forecast penjualan, juga perlu mengetahui seperti apa rencana pemasaran anda. Contohnya kapan Anda melakukan rencana promo, mengikuti pameran atau kapan akan “memborbadir” pasar dengan program diskon. Anda juga sangat dianjurkan untuk selalu berkonsultasi dengan bagian pemasaran ketika akan menentukan angka cadangan persediaan. Mengapa ? karena Anda perlu tahu berapa persen angka dari penjualan yang tidak terduga dan tidak ingin ketika penjualan meledak, Anda kurang atau malah kehabisan barang karena system manajemen gudang yang buruk.

2. Membuat Forecast 
Setelah data tersebut sudah ditangan, Anda tinggal membuat forecast persediaannya saja tentang berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan periode ini. Ini bukan tahap yang mudah yang menjual produk dengan jenis yang sangat banyak dan bermacam-macam. Soalnya harus menentukan jumlahnya per item. Bayangkan kalau usaha Anda bergerak dalam bidng retailer? “rumit sekalikan kalau harus menentukan jumlahnya per item dan di masukkan dalam membuat sistem manajemen gudang yang baik”. Tetapi akan lebih rumit lagi kalau stok barang Anda “hilang” karena tidak membuat sistem manajemen gudang yang baik.

3. Membuat Jadwal
Selain Anda harus membuat forecast jumlah persediaan, Anda juga harus mengatur jadual persediaan. Maksudnya di sini adalah harus menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang yang akan keluar dari gudang.

Membangun Invetori Stok Gudang Dengan Benar

4. Lakukan Budgeting
Setelah mendapatkan forecast dan jadual persediaan, Anda tinggal menghitung, sudah menghabiskan uang berapa. Misalkan ada pertanyaan “kenapa tidak di awal menghitungnya? Kalau diletakkan diawal, nanti tidak sesuai dengan kebutuhan pemasaran. Tapi Anda tetap bisa buat sedikit utak-atik penyesuaian pada step ini, supaya bisa sesuai dengan budget yang ada.

5.Kenali Karakter Stok
Setelah menentukan jumlah persediaan dan budgeting, langkah selanjutnya adalah Anda harus menentukan cara meyimpan yang tepat. Misalkan produk yang disimpan di dalam gudang adalah kain katun premium Jepang. Maka harus hati-hati dengan serangan tikus, ngengat atau gangguan lain yang bisa merusk kain. Anda juga harus memikirkan masa kadaluarsanya, walaupun stok barang bukan makanan ringan. Jadi setiap persediaan atau stok barang harus terdata tanggal kadaluarsanya. Selain itu, atur supaya produk yang keluar dari gudang lebih awal adalah produk dengan masa kadaluarsanya yang paling awal yaitu “First In First Out” atau disingkat FIFO.

6. Atur Tata Letak
Setelah sudah mengetahui karakter persediaan yang Anda miliki, kini tinggal mengatur “layout” atau tata letak gudang. Contohnya adalah mengatur supaya produk yang pertama masuk terletak pada posisi yang paling mudah untuk diambil (system FIFO tadi) atau produk yang paling laku letaknya yang paling mudah dijangkau.

7. Atur Sistem Otorisasi
Kalau sudah punya system penyimpanan, yang harus dibuat selanjutnya adalah sistem keluar masuk barang. Kalau keluar dan masuk barang tidak berada dalam sebuah sistem pengawasan yang ada, bisa jadi barang dicuri dan Anda tidak mengetahuinya. Jadi tentukan siapa saja yang berwenang dalam gudang dan otorisasi haknya di gudang. Pilihlah karyawan yang tidak hanya pintar, tetapi juga jujur. Jadi hanya dalam pengawasan merekalah (orang yang Anda tunjuk) barang dalam gudang bisa keluar dan masuk.

8. Atur Sistem Pendataan
Mengatur pencatatan gudang tidaklah sulit. Anda bisa menggunakan software seperti MS. Excel. Yang terpenting adalah, disiplin dalam mencatat keluar masuknya barang, terkode serta terdata dengan baik dan rapi.
Oleh:
Catur Waras Santoso, S.T
Drs. J. Tanzil & Associates
Registered Public Accountants Tax & Management Consultant