Sistem Administrasi Surat Perintah Tugas & Perjalanan Dinas
UPTD KPHP KENDILO

Administrasi tugas dan perjalanan dinas merupakan bagian integral dari pengelolaan organisasi, baik di sektor pemerintahan maupun swasta. Salah satu tantangan yang sering dihadapi adalah bagaimana mengelola Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD) secara efisien, cepat, dan transparan. Untuk menjawab kebutuhan ini, UPTD KPHP Kendilo salah satu intansi menerapkan Sistem Administrasi SPT dan SPD (SIPERJADIN) berbasis teknologi, yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan proses administrasi tersebut.

Klien

UPTD KPHP Kendilo
Dinas Kehutanan Kalimantan Timur

Tahun

2021

Layanan

Aplikasi Web base

Link

Sistem Administrasi SPT dan SPD KPHP Kendilo adalah solusi digital yang memungkinkan pengelolaan, penerbitan, dan pelaporan Surat Perintah Tugas dan Surat Perjalanan Dinas secara otomatis, terintegrasi, dan akurat. Penggunaan sistem ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi risiko kesalahan administratif serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas.

Apa Itu SPT dan SPD?

Surat Perintah Tugas (SPT)

SPT adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh suatu instansi atau organisasi untuk menugaskan pegawainya melakukan suatu kegiatan di dalam atau di luar kantor. SPT berfungsi sebagai dasar resmi bagi seorang pegawai untuk melaksanakan tugas yang telah ditentukan oleh pimpinan.

Surat Perjalanan Dinas (SPD)

SPD adalah dokumen yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk melakukan perjalanan dinas ke luar kota atau luar negeri. SPD biasanya mencantumkan detail perjalanan dinas seperti tujuan, tanggal, lamanya perjalanan, dan biaya perjalanan yang ditanggung oleh organisasi.

Lingkup Kerja

Jogja Software mengelola seluruh aspek pengembangan produk front-end dan back-end, serta desain grafis dan antar muka pengguna menggunakan platform Bootstrap. Bekerja sama dengan tim UPTD KPHP Kendilo memastikan bahwa aplikasi sistem informasi register SPT dan SPD berbasis web memenuhi tujuan yang telah ditetapkan. Selain mengembangkan proyek, Jogja Software juga bertanggung jawab mengelola, maintenance keamanan dan kondisi server cloud yang digunakan.

Fitur Utama Sistem Informasi SPT dan SPD

Sistem Administrasi SPT dan SPD menawarkan solusi yang sangat dibutuhkan dalam manajemen administrasi perjalanan dinas dan penugasan pegawai. Dengan fitur-fitur seperti otomatisasi pembuatan dokumen, workflow persetujuan, pelacakan status, dan pengelolaan arsip digital, sistem ini dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan transparansi serta akuntabilitas dalam setiap proses administrasi. Implementasi sistem ini tidak hanya membantu mempercepat alur kerja, tetapi juga memberikan manfaat jangka panjang dalam hal pengelolaan data, pengambilan keputusan, dan penghematan sumber daya.

Beberapa fitur yang sudah kami bangun kami adopsi berdasar kebutuhan intansi sebagai berikut,

Pembuatan SPT & SPD Otomatis

Sistem ini memungkinkan pembuatan SPT dan SPD secara otomatis. Pengguna hanya perlu mengisi formulir yang tersedia di dalam sistem, dan surat tersebut dapat dihasilkan secara instan dengan format yang sesuai dengan kebijakan organisasi. Data seperti identitas pegawai, tujuan perjalanan, dan durasi tugas dapat diambil langsung dari database pegawai, sehingga mempercepat proses dan meminimalisir kesalahan input data.

Rekapitulasi

Sistem ini dapat menghasilkan laporan terkait tugas dan perjalanan dinas yang telah dilakukan oleh pegawai, termasuk biaya yang dikeluarkan, durasi tugas, dan frekuensi perjalanan dinas. Laporan ini dapat digunakan untuk analisis lebih lanjut dan membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. Data-data ini juga dapat diintegrasikan ke dalam laporan bulanan atau tahunan yang membantu dalam audit internal dan eksternal.

Dokumentasi & Arsip Digital:

Semua SPT dan SPD yang diterbitkan akan diarsipkan secara digital, sehingga dapat diakses kapan saja oleh pihak yang berwenang. Arsip digital ini juga memudahkan pencarian dokumen yang relevan ketika dibutuhkan, terutama dalam proses audit atau evaluasi.